Webseite vorbereiten 2026: Checkliste vor Agentur-Briefing

Stellen Sie sich vor, Sie gehen zum Tischler und sagen nur: "Ich hätte gern einen Tisch." Keine Maße, keine Holzart, kein Budget, keine Info, ob er ins Wiener Altbau-Wohnzimmer oder in die Gastro-Terrasse soll. Der Tischler wird höflich nicken und dann eine halbe Stunde lang Fragen stellen. Genauso läuft es, wenn ein Unternehmen ohne Vorbereitung bei einer Webagentur anklopft. Das Projekt startet trotzdem, nur teurer und langsamer, und am Ende steht oft ein Ergebnis, das an der eigentlichen Erwartung vorbeigeht.

Die gute Nachricht: Den größten Teil der Vorbereitung können Sie selbst erledigen, bevor überhaupt das erste Angebot auf dem Tisch liegt. Und genau diese Vorbereitung entscheidet, ob Ihre Website in acht Wochen steht oder sich ein halbes Jahr zieht.

Was muss vor der Agentur-Beauftragung vorbereitet sein?

Fünf Dinge, die vor dem Agentur-Briefing geklärt sein müssen

Vor der Beauftragung sollten fünf Dinge geklärt sein: ein konkretes Projektziel mit Zielgruppe, die gewünschten Kernfunktionen der Website, sämtliche Inhalte wie Texte und Bilder, die Domain- und Hosting-Situation sowie die Frage, ob Ihr Projekt unter das seit 28. Juni 2025 geltende Barrierefreiheitsgesetz fällt. Wer diese Punkte vorbereitet, spart sich endlose Rückfragen und am Ende auch Mehrkosten.

Das klingt nach viel, ist aber in der Praxis an einem konzentrierten Nachmittag zu schaffen. Gehen wir die Punkte der Reihe nach durch, damit Sie wissen, was wirklich dahintersteckt.

Erstens: Ziel und Zielgruppe schriftlich festhalten

Nahaufnahme einer Hand, die mit Füllfeder eine Wunschkunden-Persona in ein Notizbuch schreibt — Zielgruppe vor dem Agentur-Briefing festhalten

Bevor Sie über Farben, Logos oder Startseiten-Slider nachdenken, sollten Sie eine simple Frage beantworten können: Was soll die Website konkret leisten? Sollen Kunden ein Kontaktformular ausfüllen, einen Tisch reservieren, einen Termin buchen, etwas kaufen oder sich einfach nur über Ihr Angebot informieren? Eine Website, die alles gleichzeitig sein will, wird selten in einem Punkt richtig gut.

Genauso wichtig ist die Zielgruppe. Eine Steuerberatungskanzlei in der Wiener Innenstadt spricht andere Menschen an als ein Heurigenbetrieb am Stadtrand, und das verändert die Bildsprache und die Funktionen von Grund auf. Ein belastbares Briefing enthält deshalb laut Praxis-Checklisten neben dem Projektziel auch eine Zielgruppenanalyse sowie Angaben zu Unternehmensgröße, Sortiment, Marktpositionierung, Wettbewerbern und den eigenen Stärken und Schwächen. Je konkreter Sie hier werden, desto weniger Rückfragen kommen später und desto näher ist das erste Ergebnis an dem, was Sie sich vorgestellt haben.

Eine Empfehlung aus der Praxis: Schreiben Sie zwei oder drei Sätze über Ihren Wunschkunden, als wäre es eine echte Person. "Sabine, 42, Eigentümerin, sucht abends auf dem Handy nach einem verlässlichen Handwerker und will in zwei Klicks anrufen können." So ein konkreter Satz steuert Designentscheidungen besser als jede abstrakte Zielgruppen-Tabelle, oder?

Zweitens: Funktionen klären, bevor das Angebot kommt

Der Funktionsumfang treibt den Preis stärker als fast alles andere. Eine schlichte Visitenkarten-Website mit fünf Unterseiten ist etwas völlig anderes als ein Webshop mit Zahlungsanbindung, Lagerverwaltung und Kundenkonten. Wenn Sie vorab festlegen, welche Kernfunktionen Sie wirklich brauchen, bekommen Sie vergleichbare Angebote statt vager Schätzungen.

Typische Funktionen, die Sie vorab entscheiden sollten:

• Kontaktformular oder Online-Terminbuchung
• Newsletter-Anmeldung
• Mehrsprachigkeit, etwa Deutsch und Englisch
• Online-Shop oder Buchungssystem
• Blog oder Aktuelles-Bereich
• Anbindung an bestehende Tools wie ein Kassen- oder CRM-System

Ein häufiger Irrtum: Viele packen aus Angst, etwas zu vergessen, alles auf die Wunschliste. Das treibt nur den Preis. Sinnvoller ist die Trennung in "brauche ich zum Start" und "kann später dazukommen". Eine gute Agentur baut die Seite so, dass sich Funktion zwei und drei später ergänzen lassen, ohne dass alles neu gemacht werden muss.

Drittens: Der unterschätzte Killer, fehlende Inhalte

Von oben fotografierte Sammlung aus gedruckten Texten, professionellen Team- und Produktfotos und einem Logo-Ausdruck — alle Website-Inhalte vor Projektstart bereitlegen

Jetzt kommt der Punkt, an dem die meisten Projekte tatsächlich scheitern, und es ist nicht die Technik. Die häufigste Ursache für Verzögerungen bei Website-Projekten sind fehlende Inhalte und spätes Feedback, nicht die Design- oder Programmierarbeit. Eine Unternehmensseite braucht oft 5.000 bis 10.000 Wörter Text. Wer diese Texte und die passenden Bilder nicht zu Projektstart bereithält, verzögert das Projekt nahezu sicher.

Stellen Sie sich den Ablauf konkret vor. Die Agentur hat das Design fertig, die Struktur steht, und dann wartet alles drei Wochen auf die Texte für die Leistungsseiten, weil im Betrieb gerade Hochsaison ist. Das Projekt liegt still, der Schwung ist weg, und am Ende heißt es, die Agentur sei langsam gewesen. Dabei lag der Ball die ganze Zeit beim Auftraggeber.

Meine klare Empfehlung: Sammeln Sie Inhalte, bevor Sie unterschreiben. Dazu gehören Firmentexte, Leistungsbeschreibungen, Team-Fotos, Referenzen, das Logo in guter Auflösung und, falls vorhanden, professionelle Fotos statt Handyschnappschüssen aus dem Lager. Sie müssen keine fertigen Marketingtexte abliefern. Stichpunkte und Rohmaterial reichen oft, denn viele Agenturen bieten Textarbeit als Zusatzleistung an. Aber das müssen Sie dann eben vorab wissen und einplanen, sonst gibt es eine böse Überraschung bei Zeitplan und Rechnung.

Viertens: Domain, Hosting und Zugänge sortieren

Geschäftsinhaber kontrolliert mit einer ausgedruckten Zugangsliste den WLAN-Router im Lagerraum — Domain, Hosting und Zugänge vor der Beauftragung sortieren

Ein Bereich, der gern vergessen wird und im falschen Moment für Stress sorgt: die technische Ausgangslage. Klären Sie vor der Beauftragung, ob Sie bereits eine Domain wie www.ihre-firma.at besitzen, wo sie registriert ist und wer die Zugangsdaten hat. Genauso die Frage nach dem Hosting, also wo die Website am Ende liegen soll.

Das ist kein Detail. Wenn die alte Website bei einem Anbieter liegt, zu dem niemand mehr die Logindaten findet, kann der Umzug allein Tage kosten. Suchen Sie diese Zugangsdaten vorher heraus: Domain-Verwaltung, alter Hosting-Account, eventuell bestehende E-Mail-Postfächer, die weiterlaufen müssen. Ungeklärte Punkte in genau diesem Bereich führen erfahrungsgemäß zu Mehraufwand und damit zu Mehrkosten.

Praktischer Tipp für Wien und Österreich allgemein: Wenn Sie noch keine .at-Domain haben, prüfen Sie früh die Verfügbarkeit Ihres Wunschnamens. Es ist ärgerlich, die ganze Marke um eine Domain herum zu planen, die schon vergeben ist.

Fünftens: Klären, ob Sie unter das Barrierefreiheitsgesetz fallen

Das ist der Punkt, der 2026 am häufigsten übersehen wird, und er kann richtig teuer werden. Seit 28. Juni 2025 gilt in Österreich das Barrierefreiheitsgesetz. Websites, über die Verbraucher etwas kaufen, buchen, bestellen oder einen Vertrag abschließen können, also Webshops, Online-Buchung, Ticketing oder Terminbuchung, müssen barrierefrei sein. Bevor Sie eine Agentur beauftragen, sollten Sie deshalb klären, ob Ihr eigenes Projekt überhaupt darunter fällt.

Warum das so wichtig ist, zeigt der Blick auf die möglichen Strafen. Bei Nichterfüllung der Vorgaben kann das Sozialministeriumservice Verwaltungsstrafen von bis zu 80.000 Euro verhängen. Das ist kein Risiko, das man später nachrüstet, sondern eine Anforderung, die von Anfang an ins Briefing gehört.

Gleichzeitig gilt es, die Kirche im Dorf zu lassen. Kleinstunternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitern und höchstens 2 Millionen Euro Jahresumsatz oder Bilanzsumme sind von der Barrierefreiheitspflicht für Dienstleistungen grundsätzlich ausgenommen. Viele kleine Betriebe fallen also gar nicht unter die strenge Pflicht. Trotzdem lohnt es sich, das einmal sauber zu prüfen, statt zu raten. Schreiben Sie das Thema ins Briefing, dann weiß die Agentur, ob sie barrierefrei bauen muss oder nicht, und Sie haben Klarheit statt eines mulmigen Gefühls. Eine kurze rechtliche Einschätzung ersetzt dieser Artikel natürlich nicht, im Zweifel fragen Sie bei der WKO oder einer fachkundigen Stelle nach.

Schritt für Schritt: So bereiten Sie sich konkret vor

Damit das Ganze nicht abstrakt bleibt, hier der Ablauf, den ich jedem Auftraggeber empfehle, bevor er das erste Gespräch führt:

1. Schreiben Sie auf einer Seite auf, was die Website erreichen soll und für wen. Ziel und Zielgruppe in eigenen Worten.
2. Listen Sie die Funktionen auf und trennen Sie sie in "zum Start nötig" und "kann später kommen".
3. Legen Sie einen Ordner an und sammeln Sie alle Inhalte: Texte oder Stichpunkte, Logo, Fotos, Referenzen.
4. Suchen Sie Domain- und Hosting-Zugänge heraus oder notieren Sie, was noch fehlt.
5. Prüfen Sie, ob Sie unter das Barrierefreiheitsgesetz fallen, und halten Sie das Ergebnis fest.
6. Notieren Sie einen groben Budgetrahmen und einen Wunschtermin. Das müssen keine exakten Zahlen sein, eine Hausnummer reicht für den Start.

Mit diesem Paket gehen Sie ins Erstgespräch und werden sofort merken, wie viel ernster und konkreter die Angebote ausfallen. Sie bekommen vergleichbare Preise statt Schätzungen ins Blaue, und die Agentur erkennt, dass sie es mit einem vorbereiteten Gegenüber zu tun hat.

Häufige Fallen, die Sie sich sparen können

Ein paar Irrtümer begegnen einem immer wieder, und sie kosten jedes Mal Geld oder Nerven.

Der erste: "Die Texte mache ich nebenbei, während die bauen." In der Praxis kommt fast immer etwas dazwischen, und dann steht das Projekt. Lieber vorher fertig werden.

Der zweite: alles dem Geschmack überlassen statt dem Ziel. Eine Website ist kein Kunstwerk fürs eigene Wohnzimmer, sondern ein Werkzeug, das Kunden bringen soll. Wenn Sie Designentscheidungen am Ziel ausrichten und nicht nur am persönlichen Gefallen, treffen Sie bessere Entscheidungen.

Der dritte: zu spät über Budget reden. Wer den Rahmen verschweigt, bekommt entweder ein überzogenes Angebot oder eine Lösung, die nicht passt. Ein offener Budgetrahmen hilft beiden Seiten, realistisch zu planen.

Und der vierte, gerade 2026 relevant: die Barrierefreiheit als lästige Pflicht abtun. Wenn Ihr Projekt darunter fällt, ist es deutlich günstiger, von Anfang an barrierefrei zu bauen, als später alles nachzurüsten. Schreiben Sie es ins Briefing, dann ist es zugemacht.

Key-Takeaways

• Klären Sie vor der Beauftragung Ziel, Zielgruppe und die nötigen Kernfunktionen schriftlich, das macht Angebote vergleichbar und spart Rückfragen.
• Fehlende Inhalte sind der häufigste Grund für Verzögerungen. Eine Unternehmensseite braucht oft 5.000 bis 10.000 Wörter Text, halten Sie Texte und Bilder zu Projektstart bereit.
• Sortieren Sie Domain, Hosting und alle Zugangsdaten vorab, ungeklärte technische Punkte verursachen Mehraufwand und Mehrkosten.
• Prüfen Sie, ob Sie unter das seit 28. Juni 2025 geltende Barrierefreiheitsgesetz fallen. Bei Verstößen drohen Verwaltungsstrafen von bis zu 80.000 Euro.
• Kleinstunternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitern und höchstens 2 Millionen Euro Jahresumsatz oder Bilanzsumme sind bei Dienstleistungen grundsätzlich ausgenommen, prüfen statt raten.

Fazit und nächster Schritt

Eine gute Website beginnt nicht beim Design, sondern bei der Vorbereitung. Wer Ziel, Funktionen, Inhalte, Technik und die Rechtslage vorab klärt, bekommt schnellere, ehrlichere Angebote und am Ende ein Ergebnis, das wirklich zum Betrieb passt. Der Aufwand dafür ist überschaubar, der Unterschied im Projektverlauf enorm.

Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Projekt unter das Barrierefreiheitsgesetz fällt oder welche Funktionen Sie wirklich zum Start brauchen, schauen wir uns das gern gemeinsam an. Schicken Sie uns Ihre Eckdaten über unser Kontaktformular, und wir geben Ihnen eine ehrliche Einschätzung, bevor Sie irgendetwas beauftragen.

Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.

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